Как оформить оплату поставщику за купленные товары и предоставленные дополнительные услуги? Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно Учет векселей выданных.

Деятельность любого предприятия так или иначе связана с приобретением товаров и услуг. К поставщикам и подрядчикам относятся предприятия, поставляющие материалы, сырье и другие ТМЦ, а также оказывающие различные услуги или выполняющие различные виды работ. Рассмотрим типовые проводки по расчетам с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском учете.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерии

Поступление материальных ценностей, работ, услуг от поставщиков производится на основании заключенных договоров поставки, подряда, поручения, электроснабжения и др.

К первичным документам по учету расчетов с подрядчиками относят товарные накладные (ТОРГ-12), акты оказания услуг, счета-фактуры и другие документы, выданные подрядчиками и поставщиками, а также банковские и кассовые платежные документы:

Для отражения сведений о произведенных расчетах с поставщиками используется отдельный счет бухгалтерского учета – 60. Данный счет является активно-пассивным, поэтому в учете он может отображаться как в кредитовом обороте, так и в дебетовом:

• По дебету этого счета отображаются суммы исполненных обязательств – авансовые платежи и полный взаиморасчет. Следует отметить, что суммы произведенных оплат учитываются обособлено.
• По кредиту учитывается стоимость приобретенных товаров и услуг. Кредитование осуществляется на основании расчетных документов, полученных от поставщика.

Аналитический учет осуществляется в разрезе предъявленных счетов. Кроме того, грамотный учет по данному счету позволяет сгруппировать поставщиков по срокам оплаты, по неотфактурованным поставкам, по вексельным операциям и т.д.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Учет поставщиков и подрядчиков по 60 счету

Счет Дт	Счет Кт	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
Проводки и операции, отражаемые по дебету 60 счета
60	50	17 500	Из кассы предприятия произведена оплата поставщику за полученный материал (проводка)	РКО
60	51 (52)	54 000	Поставщику услуг по безналичному расчету произведена оплата в национальной (иностранной) валюте	Платежное поручение, банковская выписка
60	55-1	37 900	Списана сумма неиспользованного аккредитива в пользу поставщика услуг	Платежное поручение
60	62	15 000	Произведен взаимозачет встречных однородных требований	Бухгалтерская справка-расчет
60	66	105 000	Кредиторская задолженность переоформлена в краткосрочный заем	Договор
60	67	94 000	Кредиторская задолженность переоформлена в долгосрочный заем	Договор
60	76-2	28 900	Признанные претензии удержаны из средств, которые подлежали перечислению на расчетный счет поставщика	Акт претензии
60	91-1	39 700	Включение в состав прочих доходов простроченную кредиторскую задолженность (истек срок исковой давности)	Бухгалтерская справка-расчет
60	91-1	28 500	Получена положительная курсовая разница, которая включена в состав прочих доходов	Бухгалтерская справка-расчет

Проводки по расчетам с поставщиками

Счет Дт	Счет Кт	Сумма проводки, руб.	Описание проводки	Документ-основание
Проводки и операции, отражаемые по кредиту 60 счета
07	60	480 000	Оприходовано оборудование, которое требует дополнительного монтажа	Акт приема-передачи
08	60	108 000	Счет, принятый к оплате за приобретенные основные средства	Счет
10	60	45 800	Оприходование купленных материалов	Приходная накладная
15	60	32 750	Учтены расходы, которые были понесены при заготовке материально-производственных запасов (если используется счет 15)	Счет
19	60	6 666,66	По оприходованным материальным ценностям начислен НДС	Счет
20 (25, 26)	60	105 000	Стоимость выполненных услуг включена в состав основного производства (общепроизводственных расходов, общехозяйственных расходов)	Счет, акт выполненных работ
28	60	29 750	Выполнены услуги, которые были включены в состав расходов по исправлению брака	Счет, акт выполненных работ
41	60	89 000	Оприходование купленных товаров	Приходная накладная
44	60	18 500	Выполнены маркетинговые услуги, которые впоследствии были включены в состав расходов на сбыт	Счет, акт выполненных работ
50	60	16 800	Излишне уплаченные средства были возвращены поставщиков в наличной форме	Приходный кассовый ордер
51 (52)	60	16 800	На расчетный (валютный) счет предприятия зачислены средства, которые были излишне уплачены поставщику услуг	Банковская выписка
76-2	60	15 500	Начислена сумма претензий, предъявленная поставщику	Бухгалтерская справка-расчет
91-2	60	25 000	Списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности	Бухгалтерская справка-расчет
91-2	60	68 500	Приняты счета к оплате, связанные с выбытием основных средств	Счет, акт выполненных работ
91-2	60	88 000	По кредиторской задолженности начислена отрицательная курсовая разница	Бухгалтерская справка-расчет
94	60	26 900	Отражена недостача, полученная при приеме ТМЦ от поставщика	Акт претензии
97	60	12 800	Задолженность перед поставщиком включена в состав расходов будущих периодов	Акт претензии

Счет 60 используется в бухгалтерском учете организации для отражения сведений о произведенных расчетах с поставщиками и подрядчиками по полученным товарно-материальным ценностям, а также выполненным работам и оказанным услугам, об их излишках, о полученных услугах по перевозкам и другие.

Кредитуется счет на стоимость принятых к бухгалтерскому учету товаров (выполненных работ, оказанных услуг) и корреспондирует со счетами по их учету. В синтетическом учете счет кредитуется на основании расчетных документов поставщика, вне зависимости от оценки ценностей в аналитическом учете.

Дебетуется счет на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предоплату (они учитываются обособленно) и корреспондирует со счетами, на которых учитываются денежные средства.

Аналитический учет по бухгалтерскому счету 60 ведется отдельно, в разрезе каждого предъявленного счета. Вместе с тем, необходимо организовать этот учет так, чтобы обеспечить получение необходимой информации по поставщикам по расчетным документам, с еще не наступившим сроком оплаты, по поставщикам по неоплаченным в установленный срок расчетным документам, по поставщикам по выданным векселям, с не наступившим сроком оплаты, по поставщикам по полученному кредиту и другие.

Среди субсчетов в бухгалтерском учете на 60 счете обычно выделяют следующие:

• — служит непосредственно для отражения взаиморасчетов с кредиторами;
• — на нем отражаются авансовые платежи поставщикам;
• — специальный субсчет для отражения ценных бумаг;

А также счета для учета взаиморасчетов в у.е. и валюте:

• — аналог для валютного учета;
• — аналог для расчетов в условных единицах;
• — аналог для расчетов в условных единицах.

Активный или пассивный 60 счет?

Так как на этом счете учета может находится как , так и дебиторская задолженность, 60 счет принято считать активно-пассивный. То есть в бухгалтерском балансе предприятия он может относится и к активу, и к пассиву.

Пример оборотно-сальдовой ведомости по 60 счету

Приведем пример оборотно-сальдовой ведомости по 60 счету из популярной программы 1С с полной детализацией по субсчетам и аналитике:

Например, из ОСВ видно, что за прошедший год мы заплатили контрагенту «Поставщик ООО» 13’681 рублей, а получили товаров или услуг на сумму 154’727 рублей. А общая задолженность по конечному сальдо кредита равняется 141’046, то есть наша задолженность.

Основные бухгалтерские проводки по счету 60 с субчетами

По дебету счета:

Счет Дт	Счет Кт	Содержание операции
60		Погашение задолженности перед поставщиком из кассы
60		Погашение перед поставщиком задолженности в безналичной форме
60		Погашение перед поставщиком задолженности в иностранной валюте
60		Списание суммы использованного аккредитива на расчеты с поставщиком
60		Отражен зачет встречных однородных требований
60	66	Переоформление долга перед поставщиком в краткосрочный заем
60	67	Переоформление долга перед поставщиком в долгосрочный заем
60		Удержание суммы признанной претензии из средств, подлежащих уплате поставщику
60		Непогашенная кредиторская задолженность, включенная в состав прочих доходов, в связи истечением срока исковой давности
60		по дебиторской задолженности в иностранной валюте, включенная в состав прочих доходов

По кредиту счета:

Счет Дт	Счет Кт	Содержание операции
	60	Оприходовано оборудование, требующее монтажа
08	60	Счета поставщиков, принятые к оплате за приобретенные внеоборотные активы
10	60
15	60	Учтена покупная стоимость запасов, по которым расчетные документы от поставщиков не поступили
15	60	Учтены расходы, связанные с заготовкой запасов
19	60	НДС по оприходованным материальным ценностям
20	60	Учтена в затратах стоимость выполненных подрядчиками работ (услуг)
	60	В составе общепроизводственных расходов учтена стоимость выполненных подрядчиками работ (услуг)

При перечислении поставщику предварительной оплаты под пред- I I пящую поставку товаров, работ, услуг или денежных средств в счет посинения кредиторской задолженности за поставленные товары, работы, услуги документ вводится с операцией Оплата поставщику.
Для данной операции на вкладке Расшифровка платежа указыва- I гея (рис. 1-47):
в реквизите Договор - основание платежа (ссылка на элемент справочника Договоры контрагентов). Для данной операции договор должен иметь вид С поставщиком, С комиссионером или С комитентом;
в реквизите Документ расчетов - оплачиваемый документ расчетов. Реквизит заполняется, если в свойствах договора ука-зано, что взаиморасчеты по нему ведутся По расчетным документам. При погашении задолженности в реквизите указывается ссылка на имеющийся в информационной базе документ расчетов. При перечислении предоплаты в процессе заполнения реквизита необходимо создать новый документ расчетов (ручной учет). Ведение расчетов по договору По расчетным документам предполагает, что при отражении расчетов по данному договору пользователь будет каждый раз вручную указывать «закрываемый» документ расчетов;
в реквизите Ставка НДС - ставка налога на добавленную стоимость, по которой облагаются оплачиваемые данным платеж-ным поручением товары, работы, услуги. По умолчанию указывается значение реквизита Основная ставка НДС настроек текущего пользователя;
в реквизите НДС программа показывает сумму налога на добавленную стоимость, исчисленную исходя из суммы платежа и ставки налога;
в реквизитах Счет расчетов и Счет авансов - корреспондирующие счета, если перечисляемые средства являются погаше-нием кредиторской задолженности или предоплатой соответственно. По умолчанию для расчетов программа предлагает использовать счет 60.01, для авансов - счет 60.02. При этом программа в момент проведения документа сама определяет, является ли перечисляемая сумма оплатой или предоплатой. Если кредиторская задолженность по указанному договору на счете 60.01 отсутствует, то вся сумма расценивается как аванс. Если по договору на счете 60.01 имеется кредиторская задолженность, но перечисляемая сумма превышает ее размер, сумма превышения также признается авансом; в реквизите Статья движения ден. средств - статья с соответствующим видом движения денежных средств. В частности, если перечисление связано с приобретением сырья и материалов для основного производства, то указывается статья с видом движения Оплата товаров, сырья, материалов и иных оборот-ных активов; если оплачиваются приобретенные основные средства, то статья с видом движения Приобретение основных средств и т.д. Расшифровка платежа I ИНН / КПП Дсговор Договор №12 ГТ Ставка НДС 18* |-| НДС: 9 000.00 |а| Счет расчетов: 60 01 |-| Счет авансов: 60 02 М Статья движения Оплата товаров, работ, услуг, сыры=|.-їх ден средств
Рис. 1-47. Платежное поручение исходящее. Операция Оплата поставщику
Совет!
Если денежные средства контрагенту перечисляются в счет оплаты за товары, работы, услуги, «оприходование» которых отражено документами Поступление товаров и услуг, Поступление доп.расходов, то документ Платежное поручение исходящее удобнее ввести на основании «оплачиваемого» документа. В этом случае платежное поручение автоматически создается для операции Оплата поставщику, а реквизиты формы заполняются данными из документа основания.
При проведении документа с этой операцией в регистре бухгалтерии Бухгалтерский учет формируются записи по кредиту счета, который указан в реквизите Счет учета (БУ), и дебету счета, который указан в реквизите Счет расчетов и/или в реквизите Счет авансов.

Оплата поставщику за поставленный товар может производиться как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Рассмотрим, как оформляется оплата по безналичному расчету. Для этого оформим документы Платежное поВ ручение и Банковская выписка.
Данные виды документов можно открыть несколькими способами. Например, выбрать в строке меню команду Документы > Банк и касса, а затем необходимый вид журнала документов. Можно выбрать также команду Документы > Платежные поручения, а затем в помощью кнопки Добавить оформить платежное поручение. Мы же воспользуемся самым удобным способом. Оформим платежное поручение на основании документа о поступлении товара. Для этого выполните следующее:

1. В журнале Поступление товара выберите документ, по которому производится оплата.
2. Щелкните на кнопке Действия и выберите На основании.
3. В открывшемся списке выберите платежное поручение.
4. Проверьте заполнение полей платежного поручения. Укажите сумму, название счета контрагента, вид, очередность платежа (рис. 29.5). Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Для оформления банковской выписки, подтверждающей прохождение платежа, откройте журнал банковских документов командой Документы > Банк и касса >

Строка выписки банка (расход) и проведите оформление выписки (рис. 29.6). Сохраните документ. Документ фиксируется в журнале Строки банковских выписок (расход).

Рис. 29.5. Оформление платежного поручения
Реализация товара
Реализация товара может производиться по полной схеме, когда выписывается счет (заявка покупателя), затем на основании счета оформляется документ РеаВ лизация товара. Отплата за товар может производиться как за наличный расчет, так и по безналичному расчету. Рассмотрим данную схему реализации.

Оформление счета покупателю
Документ Счет является подтверждением согласия на оплату за товары. Этот документ можно выписать покупателю, а затем на его основании оформить товарную накладную:

1. Откройте журнал документов командой Документы > Покупатели > Заявка поВ купателя и щелкните на кнопке Добавить.
2. Номер документа и дата автоматически вводятся программой. Выберите контрагента. Укажите тип цен, щелкнув на кнопке Цены и валюта на панели инструментов.
3. Щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов или на кнопке Подбор. Выберите номенклатуру из справочника Номенклатура.
4. Укажите количество товара.
5. Кнопка Записать сохраняет запись, но не закрывает окно документа. Это удобно, если предполагается добавление следующей позиции в документ.
6. Выберите новое наименование. Укажите количество.
7. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.

Документ фиксируется в журнале Заказы покупателей.

Еще по теме Оплата поставщику:

1. Н. Реформы системы оплаты поставщиков медицинских услуг
2. Организация хозяйственных связей с поставщиками товаров. Контроль и учет поступления товаров от поставщиков
3. 44. ЗАВИСИМАЯ ОПЛАТА: ОПЛАТА В СООТВЕТСТВИИ С ПОКАЗАТЕЛЯМИ РАБОТЫ, КОМПЕТЕНТНОСТЬЮ, КВАЛИФИКАЦИЕЙ И ВКЛАДОМ
4. 2.2.13. Расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством РФ на время учебных отпусков, расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно

Тему статьи предложила Валентина Владимировна Бондаренко, главный бухгалтер ООО «Аскат», г. Новоалтайск.

Представитель поставщика может прийти к вам в организацию с доверенностью на получение наличных денег по разным причинам. Например, ваш директор подписал договор, по условиям которого водитель-экспедитор поставщика привозит вам товары и тут же получает наличные в их оплату. Или вашему кредитору по каким-то причинам удобнее получить долг наличными. Посмотрим, как оформить выдачу денег.

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

Внимание

Выдавать из кассы представителю поставщика можно не больше 100 тыс. руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (далее - Указание ЦБ № 3073-У) .

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

• гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщик аст. 182 ГК РФ ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219 ;
• правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из касс ып. 2 Указания ЦБ № 3073-У ;
• правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работника мп. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание ЦБ № 3210-У) .

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти: раздел «Российское законодательство» системы КонсультантПлюс

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКОп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригина лп. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У .

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организаци ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

• для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, - на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно выст. 312 ГК РФ ;
• для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность - то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше - укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Доверенность не нужна, если:

• <или> ваш поставщик - ИП и деньги вы выдаете ему лично;
• <или> деньги получает руководитель организации-поставщика. Руководитель представляет юрлицо без доверенност ип. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ .

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чекп. 1 ст. 2 , ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ . Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафоват ьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ . Но такой штраф - только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

В договоры с условием оплаты наличными из кассы лучше включить условие о том, что деньги выдаются только в обмен на чек ККТ. Это позволит без споров с контрагентом и инспекцией списать расходы на упрощенке.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата - это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставко йп. 3 ст. 273 , п. 2 ст. 346.17 НК РФ . Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщик ап. 1 ст. 182 ГК РФ .

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходи мПисьмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40 . Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

• <или> поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
• <или> поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее - нарушение, но опять же не ваше, а продавц аПисьмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@ .

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него - у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

Руководитель организации	Директор Лучше, чтобы директор (лицо, уполномоченное им принимать решения о расходовании денег) подписал РКО. Хотя по кассовым правилам его подпись в РКО при наличии подписи главбуха (бухгалтера) теперь не обязательн апп. 4.3 , 6.2 Указания ЦБ № 3210-У , для выдачи денег из кассы все равно необходимо его письменное распоряжение. А подписать РКО директору проще, чем составлять отдельный документ (должность)	(подпись)	А.А. Фомин (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер		(подпись)	С.Б. Еремина (расшифровка подписи)

коп.

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно - сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получи лПостановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04 .

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупател яПостановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004 .

Если необходим наличный расчет, лучше договариваться с поставщиком о том, что организация сама направит к нему своего представителя с деньгами в оплату товаров (работ, услуг). А когда за оплатой приезжает представитель поставщика, трудно убедиться, что у него точно есть полномочия на получение денег, и всегда остается риск, что поставщик будет считать поставку неоплаченной.

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенност ип. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У . А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за нихПостановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012 .

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учет ап. 1 ст. 169 , п. 3 ст. 168 НК РФ . Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договор ап. 6 Указания ЦБ № 3073-У . Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяце вч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ , штрафом наказываются обе стороны расчето вч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счет ап. 4 Указания ЦБ № 3073-У .

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансо вп. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Суды, правда, с этим не согласн ыПостановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011 .

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы - акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным - или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО.