Как составлять рко на сдачу наличных в банк работником. Рассказано об ошибках, которые допускают бухгалтеры, оформляя передачу денег в банк Как сдавать наличные в банк
Кассир обязан сдать наличные деньги на расчетный счет. По приказу руководителя предприятия в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма наличных, сдаваемая на расчетный счет.
При сдаче денег в операционном отделе банка кассиром заполняется объявление на взнос наличными, квитанция и ордер. Объявление на взнос наличными остается в банке, квитанция выдается банковским работником на руки лицу, внесшему наличные деньги на расчетный счет, в подтверждение получения данной суммы. Квитанция сдается в бухгалтерию, где хранится вместе с расходным ордером и копией листа кассовой книги. При выдаче бухгалтеру (кассиру) выписки с расчетного счета к ней прикладывается ордер - как документ, подтверждающий зачисление денежных средств на расчетный счет предприятия.
В бухгалтерии предприятия делается запись в кассовую книгу, включающая содержание операции по ордеру, с указанием корреспондирующего счета - 31 «Расчетный счет» и суммы расхода. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале.
Сумма наличных, сданная на расчетный счет, отражается в бухгалтерском учете проводкой в дебет счета 31 «Расчетный счет» и кредит счета 30 «Касса».
Рассмотрим порядок отражения операций по сдаче наличных на расчетный счет в банке на следующем примере.
Задача 3.3.
По приказу руководителя предприятия № 4 от 6.01.2010 кассиром производится сдача наличных денежных средств, полученных в качестве вклада учредителя, в размере 4000 грн. на расчетный счет в банк. Необходимо данный факт хозяйственной деятельности отразить в компьютерном учете.
Технология выполнения задания
Заполните дату.
Поле Счет учета введите счет 301.
В полеСумма вводится сумма взноса учредителя - 10000 грн.
На закладке Реквизиты платежа выберите основной счет.
В поле Счет учета выберитекорреспондирующий по кредиту со счетом 301 «Касса» счет - в нашем случае счет 311 «Текущие счета в национальной валюте».
На закладке Печать в поле Приложение перечисляются документы, прилагаемые к ордеру Приказ №4 от от 16.01.2010 о перечислении вклада учредителей на расчетный счет.
После заполнения всех полей документа нажмите кнопку Печать - на экране получите форму документа.
Проведение документа осуществите нажатием кнопки Ok .
Самостоятельно проверьте, что эта проводка отразилась в Журнале опер аций.
Основанием для ввода операций по расчетному счету служит банковская выписка с расчетного счета. Это документ, в котором отражается один факт прихода (расхода) денежных средств. К банковской выписке прикладываются копии документов, на основании которых произведено зачисление на счет или списание со счета обозначенной суммы.
Получите выписку банка (меню Банк ). Укажите дату, основной счет банка и нажмите на кнопку Открыть .
Как видим, бухгалтеру понадобилось ввести в экранную форму документ «Расходный кассовый ордер». Все остальные действия по разноске записей по журналам система выполнила автоматически.
Кассир-операционист в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (либо сразу в банк через инкассацию) выручку под расписку, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Также старшему кассиру передаются акты и необходимые документы по расчету выручки, который составляет сводный отчет, передаваемый вместе с кассовыми ордерами в бухгалтерию.
Поступившие в кассу в виде торговой выручки денежные средства должны быть зачислены на счет предприятия. Для этого они могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Наиболее распространенной формой сдачи торговой выручки торгового предприятия является договорная форма с участием представителя банка - инкассатора. Выручка передается инкассатору в установленное банком время (обычно его приезд приурочивается ко времени закрытия предприятия во избежание больших остатков денежных средств в кассе). До этого кассир готовит выручку к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки в разобранном виде по 100 шт. одного достоинства и перевязывая.
Подготовка денежных средств к сдаче в банк сопровождается выпиской препроводительной ведомости (накладной) в 3 экз. Этот документ должен содержать следующие данные:
номер магазина;
номер расчетного счета;
наименование банка;
номер сумки;
сумму денежных средств, вложенных в сумку.
Препроводительные ведомости - 1-й и 2-й экземпляры - содержат опись денежных средств, сдаваемых в банк.
Покупюрная опись содержит перечень купюр каждого достоинства: 10, 50, 100, 500, 1000, 5 000 руб., а также сумму по каждой позиции.
Деньги, подобранные в таком порядке, и 1-й экземпляр препроводительной ведомости вкладываются в сумку; сумка закрывается и пломбируется.
Обслуживающие торговые точки инкассаторы банка собирают сумки предприятий с денежными средствами. Торговые работники должны четко усвоить те требования, которые они должны предъявлять к сдаче денежной сумки инкассатору.
Инкассатор, прибывший в торговое предприятие, должен предъявить удостоверение личности с фотографией и образцом подписи доверенность банка на право сбора денежных средств от предприятий, организаций, явочную карточку, вторую сумку, предназначенную для обмена на сумку с выручкой, с тем же номером.
Только после проверки всех этих документов инкассатору вручается сумка с денежными средствами и 2-и экземпляр препроводительной ведомости.
Инкассатор, получая сумку, делает отметку - ставит дату и штамп на 3-м экземпляре препроводительной ведомости, остающейся после этого в торговом предприятии.
В учреждении банка сумку вскрывают, деньги пересчитывают, сверяют с препроводительной ведомостью. Если в результате проверки обнаружены расхождения - недостача, излишки - составляется соответствующий акт, делается отметка на 1-ми 2-м экземплярах. Если среди сданных с банк денежных средств обнаружены фальшивые денежные знаки, они изымаются и составляется соответствующий акт. Все акты составляются банком в одностороннем порядке и обжалованию не подлежат. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтверждается возвратом 2-го экземпляра ведомости в бухгалтерию предприятия.
В условиях рыночной экономики, когда получила широкое развитие мелкорозничная торговля, все чаще предприятия сдают денежные средства, полученные от реализации товаров, в учреждения банка самостоятельно. Такая операция оформляется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы. Вместе с тем при сдаче денег в банк представитель торгового предприятия заполняет объявление на взнос наличными.
Прием денежной наличности от организаций на расчетный счет в банке производится по объявлениям на взнос наличными. Бланк объявления состоит из трех частей: объявления па взнос наличными, квитанции и ордера (форма № 0402001).
Форма этого бланка приведена в Постановлении Банка России от 9 октября 2002г. № 109-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации».
Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет.
В каждой части бланка организация указывает:
дату заполнения (в этот же день сдаются и наличные в приходную кассу банка);
название организации, сдающей наличные; ■ название банка, получающего наличные;
название получателя в банке (если средства зачисляются на собственный расчетный счет, то допускается формулировка «Он же», но банки не очень это приветствуют);
расчетный счет, на который должны быть зачислены средства;
вносимую сумму цифрами и прописью;
источник взноса.
Кассир или другое ответственное лицо, сдающее наличные, подписывает только объявление в графе «Подпись вносителя». При сдаче наличных с различным источником в ордере цифрами указываются общая сумма, ее составляющие (частные суммы) и соответствующие коды (указывает банк):
02 - поступление торговой выручки от продажи потребительских товаров;
11 - поступление выручки от реализации платных услуг населению;
15 - поступление от реализации недвижимости;
16 - поступления на счета по вкладам граждан (кроме Сбербанка России);
19- поступление на счет граждан, осуществляющих предпринимательскую
деятельность без образования юридического лица.
20- поступление денег от реализации государственных и других ценных бумаг;
32-прочие поступления (например, взносы в уставный капитал).
Операционный работник проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными. Подписывает все три части объявления в графе «Бухгалтер» и передает объявление на взнос наличными в кассу.
Получив объявление на взнос наличными, кассовый работник приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него наличные средства.
После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически сданных в кассу денег. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдаст ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему операционному работнику.
Таким образом, объявление остается в банке; квитанция выдается кассиром банка лицу, вносящему средства наличными на расчетный счет (хранится в организации с расходным ордером и отчетом кассира); ордер выдается на руки ответственному работнику организации вместе с выпиской из расчетного счета (хранится в организации вместе с банковскими документами: выписками и платежными поручениями).
Менеджер ЗАО «Фрегат» 18 июля 2011 г. сдает в банк выручку за товары в сумме 25000 руб. и 10 000 руб. - взнос учредителей в уставный капитал. Общая сумма - 35 000 руб. с двумя частными суммами, которые записаны в ордере. Для сдачи денег в банк они должны быть выданы из кассы по РКО уполномоченному сотруднику. Затем заполняется объявление на сдачу денег в банк.
Сдача вклада на расчетный счет производится по приказу руководителя предприятия. В бухгалтерии предприятия на основании приказа выписывается расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма наличных, сдаваемая на расчетный счет.
При сдаче денег в операционном отделе банка кассиром заполняются объявление на взнос наличными, квитанция и ордер. Объявление на взнос наличными остается в банке, квитанция выдается банковским работником на руки лицу, внесшему наличные на расчетный счет, в подтверждение получения данной суммы. Квитанция сдается в бухгалтерию, где хранится вместе с расходным ордером и копией листа кассовой книги. При выдаче бухгалтеру (кассиру) выписки с расчетного счета к ней прилагается ордер как документ, подтверждающий зачисление денежных средств на расчетный счет предприятия.
В бухгалтерии предприятия делается запись в кассовой книге, включающая содержание операции по ордеру с указанием корреспондирующего счета -- 51 «Расчетные счета» и суммы расхода. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации.
Сумма наличных, сданная на расчетный счет, отражается в бухгалтерском учете проводкой: дебет счета 51 «Расчетный счет» - кредит счета 50 «Касса».
Рассмотрим порядок отражения в компьютерной бухгалтерии операций по сдаче наличных на расчетный счет в банке.
Например, необходимо сдать на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы.
Выписку расходного кассового ордера лучше всего заполнить с использованием документа «Расходный кассовый ордер» в меню «Касса» (или «Банк и касса»). Откроем окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить». Появится форма выбора вида операции документа (рис. 2.2). Выбираем операцию «Взнос наличными в банк».
Диалоговая форма ввода документа показана на (см. Приложение №2).
Операцию можно изменить и после (с помощью кнопки «Операция» в верхней части экрана) (см. Приложение №3).
Тогда форма ввода принимает вид (см. Приложение №2).
Первое поле предназначено для номера документа. Автоматически документу присваивается номер при записи. Во втором поле указывается дата документа, которая должна соответствовать дате сдачи наличных на расчетный счет. Автоматически указывается организация и счет учета - 50.01.
При оформлении операции «Взнос наличными в банк» в документе указывается сумма, которая сдается на расчетный счет, и банковский счет организации, на который они поступают. Выбирается счет учета - 51 (рис. 2.3).
В закладку «Печать» в графе «Выдать» вводится ФИО лица, получившего наличные, или (в случае сдачи наличных в банк) указывается «На расчетный счет».
Поле «По:» заполняется, если наличные выдаются физическому лицу, тогда в нем указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность.
В поле «Основание» вводится содержание хозяйственной операции по выдаче денег из кассы, например «сдан на расчетный счет сверхлимитный остаток кассы».
В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к кассовому ордеру.
После заполнения всех полей документа и записи его нажатием экранной кнопки «Расходный кассовый ордер» на экран выводится окно, содержащее печатную форму документа «Расходный кассовый ордер» (см. приложение №4).
Бухгалтер должен проверить правильность составления документа. Если документ сформирован верно, все поля заполнены правильно, то данный документ можно распечатать на принтере.
После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс ввода документа нажатием кнопки «ОК» в диалоговой форме ввода документа.
Действия, выполненные бухгалтером, приведут к следующим результатам.
Сформирован расходный кассовый ордер, который распечатан и сохранен в компьютерной базе данных.
В журнале «Кассовых документов» (меню «Касса» или «Банк и касса») зарегистрирована запись о документе, в которой указаны наиболее важные его реквизиты (рис. 2.4).
В журнале операций (меню «Операции» или «Проводки») зарегистрирована запись о документе (см. Приложение №5).
В нашем примере мы сформировали проводки сразу.
Но если бы мы отложили этот процесс до прихода банковской выписки, то по записям, зарегистрированным в журналах, можно было бы повторно обратиться к документу (открыть документ двойным щелчком мыши), а затем щелкнуть по кнопке «ОК».
Проведение документа вызовет автоматическое формирование проводки, которая сохраняется в журналах операций и проводок.
Форма ввода первичного документа сохранена в компьютере и остается доступной для просмотра и корректировки. Она может быть вызвана из журнала операций или из журнала документов «Кассовые документы» двойным щелчком мыши по соответствующей записи. Кнопка «Печать» в экранной форме позволяет повторно напечатать неограниченное количество копий данного документа.
Как видим, бухгалтеру понадобилось ввести в компьютер документ «Расходный кассовый ордер» путем заполнения его экранной формы. Все остальные действия по формированию печатного документа, разноске регистрационных записей о документе и операциях по журналам, формирование и регистрацию проводок компьютер выполнил автоматически. Таким образом, режим ввода документов обеспечивает большое удобство и высокий уровень автоматизации выполнения учетных процедур.
Какие записи в учете предприятия нужно сделать при сдаче наличной выручки в банк? Ответ зависит от того, кто перевозит средства – собственный сотрудник или инкассатор. Рассмотрим, на примере, как оформляется сдача выручки в банк, и проводки, составляемые при этом.
Сдача налички работником
Зачастую компании не пользуются услугами специальных инкассаторских служб, и самостоятельно перевозят деньги для зачисления на банковский счет. Как в таком случае оформить документы и сделать проводки в учете? Подтверждающим факт перевоза средств документом при этом выступает РКО. В ордере среди прочих обязательных данных необходимо указать ФИО ответственного сотрудника; данные его паспорта. При получении налички работник должен расписаться в ордере.
После того, как деньги поступят на счет, организации выдается банковская квитанция. Этот бланк прилагается к РКО. Проводки бывают двух видов:
- При поступлении средств на р/счет в день перевозки – Д 51 К 50.
- При зачислении налички на следующую рабочую дату – Д 57 К 50 (в момент передачи средств работнику), Д 51 К 57 (в момент сдачи финансов на счет).
Сдача денег в банк через инкассатора
Если компания привлекает для перевозки средств инкассаторские службы , такая операция отражается в учете особенным образом. В соответствии с п.п. 2.4, 9.6, 9.7 Положения ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. ответственный кассир организации передает инкассатору деньги в сумке с приложением обязательных документов. Комплект состоит из ведомости (вкладывается в сумку), накладной (вручается инкассатору) и квитанции (остается у кассира). Дополнительно составляется РКО в обычном порядке.
Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью:
- Д 57 К 50 – согласно РКО и квитанции, заполненной к сумке с наличкой.
По факту зачисления средств на банковский счет составляется запись:
- Д 51 К 57 – на сумму сданных наличных согласно банковской выписке.
Сдача денег инкассатору – пример
Предположим, торговая фирма 2 апреля реализовала продукцию на сумму 315 000 руб. Кассовый лимит установлен в 15 000 руб., сдать в банк нужно 300 000 руб. Для этого кассир подготовила сумку с наличностью, заполнила сопроводительные документы по общему регламенту. В РКО на 300 000 руб. по строке «Выдать» указывается ФИО передающего средства кассира, по строке «Приложение» – данные квитанции. Такие рекомендации ЦБ содержатся в Письме № 29-1-1-ОЭ/4065 от 16.10.15 г.
Сумка с наличкой и вложенной ведомостью запечатывается. Затем кассир передает сумку инкассатору совместно с накладной. Квитанция, подписанная инкассатором, и РКО остаются в организации.
Сдача выручки в банк через инкассатора – проводка:
- Д 57 К 50 на 300 000 руб. – в день передачи налички инкассатору.
- Д 51 К 57 на 300 000 руб. – в день зачисления средств на р/счет компании.
Соответственно, сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью всегда через сч. 57, а при перевозке средств сотрудником компании может быть использована и проводка Д 51 К 50. Но только в том случае, если зачисление налички на счет выполнено банком в тот же день.